Datenschutzerklärung für Kunden und Interessenten
De Vries - Servicekonzepte & Notfallplanung,
Inhaber Lars de Vries
1. Wer für die Verarbeitung verantwortlich ist
De Vries - Servicekonzepte & Notfallplanung
Inhaber: Lars de Vries
Mittelstr. 13, 31535 Neustadt am Rübenberge
Telefon: 05032 / 91925-60
E-Mail:
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die vorgenannten Kontaktdaten. Eine Datenschutzbeauftragte oder ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Benennungspflicht nicht vorliegen.
Hinweis auf ein weiteres Unternehmen: Unter der Marke DeVries24 treten zwei rechtlich selbstständige Unternehmen auf. Für die Vermittlung und Betreuung von Versicherungen ist die Landesdirektion De Vries GmbH & Co. KG verantwortlich; dafür gilt eine eigene Datenschutzerklärung. Ihre Daten werden zwischen beiden Unternehmen nur ausgetauscht, wenn Sie darin ausdrücklich eingewilligt haben oder eine andere Rechtsgrundlage besteht.
Was wir für Sie tun
Wir erbringen entgeltliche Serviceleistungen rund um persönliche Organisation und Vorsorge. Dazu gehören insbesondere Check-up-Gespräche zu Ihrer persönlichen Situation, die Begleitung bei der Ruhestandsplanung, die Erstellung und Pflege eines Notfallplans mit einer Übersicht Ihrer wesentlichen Verträge, Konten, Zugänge und Ansprechpartner, die Begleitung bei der Erstellung von Patientenverfügung und Vorsorgevollmacht sowie die Vermittlung des Kontakts zu Anbietern besonderer Leistungen, etwa zur Facharztsuche.
2. Zwecke der Verarbeitung und Rechtsgrundlagen
Zweck : Anbahnung, Durchführung und Abwicklung der von Ihnen beauftragten Serviceleistungen
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Zweck: Verarbeitung von Angaben zu Ihrer Gesundheit und zu Ihren Vorsorgewünschen, soweit sie für den Notfallplan, die Patientenverfügung oder die Vorsorgevollmacht bedeutsam sind
Rechtsgrundlage : Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, also Ihre ausdrückliche Einwilligung, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Zweck : Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung der vereinbarten Servicegebühren
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO
Zweck : Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Zweck : Nachvollziehbarkeit unserer Leistungen, Geltendmachung und Abwehr von Rechtsansprüchen, Sicherheit und Verfügbarkeit unserer Systeme
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Zweck : Information von Bestandskundinnen und Bestandskunden über eigene, ähnliche Leistungen
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 7 Abs. 3 UWG
Zweck : Darüber hinausgehende werbliche Ansprache sowie Ansprache von Interessentinnen und Interessenten
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Zweck : Gemeinsame Betreuung mit der Landesdirektion De Vries GmbH & Co. KG und Zusammenführung der Daten zu einer gemeinsamen Ansicht
Rechtsgrundlage : Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Zu den besonders geschützten Daten: Für Ihren Notfallplan und für die Begleitung bei Vorsorgeverfügungen benötigen wir Angaben, die zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zählen. Wir holen dafür Ihre ausdrückliche Einwilligung ein. Sie können diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wir stellen die Verarbeitung dann ein und löschen die betroffenen Angaben, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Ein Widerruf kann dazu führen, dass wir die beauftragte Leistung nicht weiter erbringen können, weil sie ohne diese Angaben nicht möglich ist. Auf Ihre Versicherungsverträge und auf Ihre Betreuung durch die Landesdirektion De Vries GmbH & Co. KG hat ein Widerruf keine Auswirkungen.
3. Welche Daten wir verarbeiten
• Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Familienstand
• Kontaktdaten: Telefonnummern, E-Mail-Adresse
• Vertrags- und Abrechnungsdaten: beauftragte Leistungen, Servicevereinbarung, Servicegebühren, Rechnungen, Bankverbindung
• Angaben zu Ihrer Lebens-, Vertrags- und Vermögenssituation im Rahmen des Notfallplans: bestehende Verträge, Konten, Versicherungen, Mitgliedschaften, laufende Verpflichtungen, digitale Zugänge und Ansprechpartner
• Angaben zu Angehörigen und Vertrauenspersonen, die Sie uns benennen
• Kommunikationsdaten: Schriftverkehr, E-Mails, Gesprächsnotizen, Beratungsdokumentation
• Gesundheits- und Vorsorgedaten: Angaben zu Ihrem Gesundheitszustand sowie zu Ihren Wünschen im Fall einer Behandlung, soweit diese für den Notfallplan oder die Vorsorgeverfügungen bedeutsam sind
4. Woher die Daten stammen
In der Regel erheben wir Ihre Daten unmittelbar bei Ihnen. Daneben können Daten aus Unterlagen stammen, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie von Personen, die Sie uns als Vertrauenspersonen benannt haben.
5. Wer Ihre Daten erhält
Wir geben Ihre Daten nur weiter, wenn dies zur Erfüllung des genannten Zwecks erforderlich ist, eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben.
Empfänger, die eigenverantwortlich handeln:
• Deutsche Vorsorgedatenbank, wenn Sie uns mit der Begleitung bei der Erstellung einer Patientenverfügung oder Vorsorgevollmacht beauftragen
• von Ihnen benannte Vertrauenspersonen, ausschließlich in dem von Ihnen bestimmten Umfang
• Steuerberatung sowie, soweit erforderlich, Rechtsberatung
• Behörden und Gerichte, soweit gesetzliche Verpflichtungen bestehen
Dienstleister, die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung verarbeiten:
Dienstleister : Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen
Wofür : Betrieb des Servers, auf dem unsere Kundenverwaltung und Webhosting läuft
Dienstleister : inSign GmbH, Am Bäckeranger 2, 85417 Marzling
Wofür : elektronische Unterschrift
Dienstleister : Flixcheck GmbH, Martin-Kremmer-Straße 12, 45327 Essen
Wofür : digitale Formulare und Fragebögen
Dienstleister : Microsoft Ireland Operations Ltd., Dublin
Wofür : E-Mail und Bürokommunikation
Mit o.a. Dienstleistern bestehen Verträge über die Verarbeitung in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung findet innerhalb der Europäischen Union statt; die Server unserer Kundenverwaltung, der elektronischen Unterschrift, der digitalen Formulare und der Terminbuchung stehen in Deutschland.
Facharztvermittlung. Wenn Sie eine Facharztvermittlung wünschen, stellen wir Ihnen lediglich den Kontakt und einen Zugangscode zur Verfügung. Sie wenden sich anschließend selbst an den Anbieter. Wir erfahren dabei weder Ihre gesundheitliche Fragestellung noch die Ergebnisse, und wir übermitteln keine Ihrer Daten dorthin.
Unsere Kundenverwaltung. Wir setzen eine selbst entwickelte Kundenverwaltungssoftware ein, die auf einem von uns angemieteten Server in Deutschland betrieben wird. Der Zugang ist auf ausdrücklich berechtigte Personen beschränkt, durch eine Anmeldung mit zwei Faktoren geschützt und wird protokolliert. Zugriffe auf Ihre Gesundheits- und Vorsorgedaten sind gesondert berechtigt und werden protokolliert. Der Datenbestand unseres Unternehmens ist von dem der Landesdirektion De Vries GmbH & Co. KG technisch getrennt.
6. Einsatz künstlicher Intelligenz
In unserer Kundenverwaltung setzen wir KI-gestützte Funktionen ein, die uns bei wiederkehrenden Arbeitsschritten unterstützen. Es handelt sich um drei Anwendungen:
Assistenz bei Arbeitsabläufen. Ein Assistent nimmt einen in Alltagssprache formulierten Auftrag entgegen, zerlegt ihn in einzelne Schritte und legt diese als Vorschlag vor, etwa das Zuordnen eines eingegangenen Dokuments zum passenden Vorgang, das Anlegen einer Notiz oder das Setzen einer Wiedervorlage.
Unterstützung beim Diktieren. Gesprochene Notizen werden in Text umgewandelt. Diese Umwandlung findet ausschließlich auf unserem eigenen Server in Deutschland statt. Ihre gesprochenen Inhalte werden dafür nicht an einen externen Dienst übermittelt.
Unterstützung beim Formulieren. Bei der Abfassung von Schreiben und E-Mails schlägt uns die Funktion Formulierungen vor. Der fertige Text wird stets von uns geprüft und erst danach an Sie versendet. Es wird keine Nachricht automatisch erzeugt und verschickt.
Für alle drei Anwendungen gilt:
• Übermittelt wird ausschließlich der Ausschnitt Ihrer Daten, der für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigt wird, nicht Ihr gesamter Datenbestand.
• Die Verarbeitung erfolgt bei einem Dienstleister innerhalb der Europäischen Union, mit dem ein Vertrag über die Verarbeitung in unserem Auftrag nach Art. 28 DSGVO besteht.
• Ihre Daten werden nicht zum Training oder zur Verbesserung von KI-Modellen verwendet und nicht dauerhaft beim Dienstleister gespeichert.
• Ihre Gesundheits- und Vorsorgedaten sowie die Inhalte Ihres Notfallplans sind von dieser Verarbeitung ausgenommen. Sie werden technisch erkannt und ausgeschlossen.
• Jeder Vorschlag wird von einem Menschen geprüft und freigegeben. Es wird kein Vorgang und keine Nachricht automatisch ausgeführt oder versendet.
• Jede ausgeführte Aktion wird protokolliert.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da diese Funktionen der Erfüllung unseres Vertrages mit Ihnen dienen, ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO wegen unseres berechtigten Interesses an einer zügigen und fehlerarmen Bearbeitung.
Sie können der Nutzung dieser Funktionen für Ihre Daten jederzeit widersprechen. Wir bearbeiten Ihre Vorgänge dann ohne diese Unterstützung. Nachteile entstehen Ihnen daraus nicht.
7. Übermittlung in Länder außerhalb der EU
Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Beim Einsatz von Microsoft-Diensten lässt sich eine Übermittlung in die USA nicht vollständig ausschließen. Microsoft ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; ergänzend sind von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO vereinbart. Eine Kopie dieser Garantien erhalten Sie auf Anfrage.
8. Wie lange wir Ihre Daten speichern
Daten : Servicevereinbarungen und Abrechnungsunterlagen
Speicherdauer : zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vertrag endete
Daten : Notfallplan und zugehörige Unterlagen
Speicherdauer : für die Dauer unserer Servicebeziehung, danach Löschung binnen drei Monaten
Daten : Gesundheits- und Vorsorgedaten
Speicherdauer : wie Notfallplan; bei Widerruf Ihrer Einwilligung unverzüglich
Daten : Angaben zu benannten Vertrauenspersonen
Speicherdauer : wie Notfallplan
Daten : Beratungsdokumentation
Speicherdauer : fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Beratung
Daten : Anfragen ohne anschließende Beauftragung
Speicherdauer : drei Jahre nach dem letzten Kontakt
Daten : Buchhaltungsbelege und Handelsbriefe
Speicherdauer : sechs beziehungsweise zehn Jahre nach § 257 HGB und § 147 AO
Daten : Protokolle über Zugriffe auf unsere Systeme
Speicherdauer : sechs Monate
Daten : Verläufe und Diktattexte der KI-gestützten Funktionen
Speicherdauer : 90 Tage, bei Löschung Ihres Datensatzes früher
Nach Ablauf dieser Fristen löschen wir Ihre Daten, sofern sie nicht zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen weiterhin erforderlich sind.
9. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
Widerruf von Einwilligungen: Haben Sie uns eine Einwilligung erteilt, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Eine formlose Nachricht genügt.
Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einlegen.
Widerspruch gegen Werbung: Gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Werbezwecke können Sie jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen. Wir verwenden Ihre Daten dann nicht mehr zu diesem Zweck.
Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen, Prinzenstraße 5, 30159 Hannover.
10. Ob Sie Ihre Daten bereitstellen müssen
Die Angaben sind für die Erbringung der von Ihnen beauftragten Leistungen erforderlich. Ohne die für einen Notfallplan notwendigen Angaben kann dieser nicht erstellt werden. Sie sind weder gesetzlich noch vertraglich verpflichtet, uns diese Angaben zu machen. Ein Nachteil außerhalb der beauftragten Serviceleistung entsteht Ihnen daraus nicht; insbesondere bleibt Ihre Betreuung durch die Landesdirektion De Vries GmbH & Co. KG unberührt.
11. Automatisierte Entscheidungen
Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.